頭で覚えていることを整理して、『頭は空っぽ』にするためのブログです

仕事がバリバリこなせる人がやっている情報整理とは?

テキスト
【広告】    

今やGoogleで検索しない日はないんではないか?というくらいに

日々、情報を検索しているのではないでしょうか?

Googleを使って自分の欲しい情報を探し当てることは、もはや必須スキルとも言えるでしょう。

 

必要なことは頭で覚えるのではなく、いつでも情報を引っ張ってこれる技術、

すなわち「検索」の技術が重要なのです。

それは何もインターネットでの検索だけとは限らないのです。

膨大な情報をいかに操れるか?

現在の仕事環境というものは、情報で溢れかえっていると言えるでしょう。

毎日100通以上ものメールがやってくるし、

仕事に必要な資料は膨大な電子ファイルとして、日々作成・蓄積されていきます。

 

また、人員削減のおかげで1人あたりの仕事量が増えているため、

当然ながら扱う情報も膨れあがっているわけです。

 

ですから、これらの膨大な情報を整理して、いつでも自由に見つけ出して使える技術も

大切な能力の1つと言えます。

 

膨大な情報がどこにあるのか?などということは、

いちいち覚えておくことは不可能であり、また非生産的かつ非効率的です。

これらの情報もインターネットと同様に『検索』によって見つける手法を採用するべきです。

 

この自分の手の届く範囲にある情報を検索して見つけ出す技術こそが

膨大な情報を操る技術であると言えるのではないでしょうか。

【広告】

インターネットにある情報を検索することとの違い

現代に生きる私たちは、インターネット上にある情報を検索して見つけ出すだけでなく、

自分や同僚などが作り出したローカルな情報も検索して見つけ出す技術が必要ということになります。

そして、この2つの検索技術は『似て非なるもの』であると言えるのです。

 

何が違うのか?というと、

インターネットで探す場合は、探し求めている情報は存在するかどうかわからないが、

自分の手の届くローカル情報を探す場合は、探し求めている情報は存在するとわかっている

ケースがほとんどであるということです。

 

この違いが何を生み出すのかというと、『存在するとわかっている情報が見つからないストレス』です。

インターネットで検索するときには、さほど意識しませんが、

ローカル情報を検索するときには、「存在する」とわかっていて見つからない場合の

ストレスが自分が予想するよりはるかに大きくなるのです。

 

従って、ローカル情報を検索する場合には、ストレスを生み出す可能性を

十分に認識して情報を整理しておかなくてはいけません。

ローカル情報の整理方法

では、どういう整理の仕方が良いのでしょうか?

それは自分の思考のクセに合わせて情報を整理しておくことが必要になります。

 

例えば、『電子ファイルの整理方法マニュアル』というファイルを作ったとします。

それを後から探すとき、自分はどうやって探すだろうか?と考えるのです。

僕の場合は、ファイル名称を覚えていることが多いので

「マニュアル」や「整理方法」などのようなキーワードで検索するでしょう。

 

あるいは、「マニュアル」というカテゴリ分けをしておき、

「マニュアル」カテゴリの中を探すことをするだろうと思います。

 

その場合だったら、ファイル名称に検索して引っかかるであろうキーワードを意識的に埋め込み、

かつ、「マニュアル」というタグを付けて整理しておきます。

そうしておくと、後から見つけ出せる確率が高くなります。

 

もっとも、そのような整理が実現できるシステムを選ばないといけませんが、

幸いにもEvernoteやFenrirFSというようなシステムは、そのような機能を備えています。

まとめ

インターネット上の情報とは違い、ローカルにある情報は、

後から確実に見つけ出す仕掛けを入れて整理しておくことがポイントになります。

こうしておくことで、探し出す確率をグンと上げて、ストレスにならないようにします。

 

そのためには、自分自身の思考のクセを的確に把握しておくことが必要となりますので、

日々、自分自身を観察しておくべきです。

そして、それを実現できる適切なシステムを導入しておくことが必要なのです。

    【広告】

関連記事

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

ランキングに参加しています

にほんブログ村 サラリーマン日記ブログへ

アーカイブ