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組織的な活動をするために必要不可欠なこと

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最近、仕事で資料を作ることにこだわっています。

なぜ、こだわっているのか?

それは組織として仕事をしていくためには、必要不可欠なことだと気づいたからです。

組織的な活動をするためにはベクトルを合わせることが必要不可欠

僕は転職を繰り返してきたのですが、これまでの会社はどちらかというと個の力に頼っていました。

幸いにも、優秀な方ばかりが集まっている集団でしたので、

個の力に頼っても、言い換えると組織的な活動をしなくても、仕事がまわっていたのです。

 

ところが、今の環境は違いました。

それぞれが考えて行動するのはいいのだけれど、質が均一でなかったり

何をするべきかわからない人もいたり、

そもそも足並みをそろえようという意思が、自分も含めて希薄だったりするわけです。

 

その結果、何が起こったかというと、

個々にやっていることが、それはそれで大切なことではあるものの

最終的に1つのゴールにつながっていないことがあったわけです。

つまり、ベクトルが微妙にずれているんですね。

 

向かうべき方向を正し、みんなが同じ方向へ向かえるように仕向ける仕組みの必要性を感じたのです。

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ベクトルを合わせるためには資料が必要不可欠

その仕組みをどうやって作ればいいのか?と考えた時に、資料を作るという結論に至ったわけです。

なぜ資料なのか?

 

それは、ベクトルを合わせるということは、方針を示すことです。

だから方針がブレてはいけないことと、その方針を繰り返し伝えないといけないこと

さらには個々が常に方針を確認する環境を作ることが必要なんですね。

 

口頭でだけ方針を伝えようとすると、伝える側も微妙に言っていることが変わってくることがあります。

そのため、聞いているメンバーは方針がブレていることを感じ、信頼できなくなります。

また、メンバー自身も常に方針を確認する術を持てないので、方針の徹底が希薄になります。

 

それを解決できるのは、方針を文書化して伝えることだけなんです。

だから、資料として配布する、説明することが必要不可欠というわけです。

組織的な活動の第一歩

全ての仕事を文書ベースでやるということは、組織的な活動の第一歩と言えるでしょう。

 

仕事の方針も、仕事の結果も文書で残すようにすれば、

周りからも何をやろうとしているのか明確になりますし、

間違っていれば周りも気付き、注意をすることができるようになります。

 

また、その仕事の結果をインプットとした次の仕事の流れもきれいになります。

そういう仕組み、流れを作ることが組織的な活動と言えるのだと考えています。

だから、上司からの指示も文書であるべきなのです。

重要な指示は文書で相互に確認することが必要なのです。

 

そういうわけで、最近はすべてを資料化することを心がけて実践するようにしています。

そうすることで自分の中でも整理ができていいなと感じています。

なので、今後も継続していきたいなと思っています。

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