頭で覚えていることを整理して、『頭は空っぽ』にするためのブログです

突発的に発生する緊急タスクを確実に処理する方法

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会社やプライベートのことやら、毎日やらなあかんことがたくさんあります。

頭で覚えてると、忘れるし、全体を把握できないので、

かなり前からGTDという手法を導入して実践しています。

 

GTDのおかげでどんだけ仕事が増えても、まわしきれるという自信が持てますし、現にまわしています。

ところが、それでもやっぱりいろいろと問題はあるんですね。

問題は毎日ふりかかる緊急の仕事

会社で仕事をしていると、理不尽なほど急げという要求がやってきます。

他人が遅れてもってきた仕事も、こちらで遅れを吸収しないといけないこともあります。

「あ。忘れてた。明日までにお願い」なんてこともざらにあります。

 

日々、仕事をしているとあれもこれも急ぎでやらないといけないことが多々あります。

そうなってくるとパニックに陥ってしまうことがあるんですね。

どれだけきちんとタスクを仕分けして、実行するべきものを把握していたとしても

突発的に降り掛かかってくるタスクに完全に押しつぶされてしまうことがあります。

パニックに対処するために深呼吸する

降り掛かってくるタスクに押しつぶされるのは、パニックに陥ったと言える状態ですね。

完全に空回りしているとも言えます。

「あれもせなあかん。これもせなあかん。どうしよう?どうしよう??」と焦るばかりで

何一つ進まないという状態です。

 

こうなったときの対処方法としては、まず深呼吸をすることです。

空回りしているときに深呼吸をすることで、落ち着きを取り戻します。

これはとても効きます。

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突発的なタスクもすぐに実行しない

次に、降り掛かってきたタスクを一度書き出します。

僕は、GTDツールのinboxにすべて書き出すようにしています。

 

突発的なタスクをすぐに実行しようとするから、パニックになってしまうので、

すぐに実行せずに一度タスクリストとして書き出します。

 

そうしておいて冷静にタスクを眺めて、1つ1つのタスクに対して

本当に今やらないといけないほど緊急性が高いのかを判断します。

GTDで言うところの収集、処理、整理を緊急で実施するイメージです。

 

これをやってみると意外と今すぐしなくていいタスクだったりします。

依頼してきた人が焦っているだけで、実は焦らなくてもいいということは結構あるものです。

大切なことは冷静かつ客観的な心理状態を保つこと

そこまでやると、本当に即実行しないといけないタスクはどれとどれかが明確になりますし、

自分自身も落ち着きを取り戻しているはずです。

そして、確実にタスクを完了させていけばいいのです。

 

トラブルがあったり、緊急性の高いタスクが降り掛かるとどうしても焦ります。

焦ってしまうのは仕方がない面はありますが、

そこをどううまく対処するかということが重要なのです。

 

うまく対処するとは、つまり常に落ち着いた心理状態を保つことです。

武道でも心技体ということが言われますが、まさにそれです。

仕事の場面においても心は重要な要素だと思います。

 

だから、どうやって冷静な心を作れるかということが

仕事の生産性にも多いに影響するのだと思います。

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