頭で覚えていることを整理して、『頭は空っぽ』にするためのブログです

GTDで整理したタスクを計画的に実行する効果とは?

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前回までにGTDを使ってタスクの行動リストが出来上がったところまでお話しました。

前回のGTDの整理に関する記事はこちらです。

● GTDの整理作業におけるたった1つのポイントとは?

 

その他の記事は目次から参照してください。

● メモ術/GTD/スケジュール管理を組み合わせて実現するタスク管理術の目次

GTDを実践するうえでの問題

GTDの教科書では、行動リストを作った後、それらのタスクを実行することについては

さほどページ数を割いていません。

行動リストが出来上がったら、後はそれに従って行動するだけということだからなんだと思います。

 

が、現実的にはそうもいかないんですね。

例えば、複数のプロジェクトを抱えていれば、それぞれの納期から逆算して

この日までにどれくらい進めておかないといけないとか、

部下のために使う時間や会議など、自分が自由に使えない時間もあるわけです。

 

限られた時間をどのように使っていくかということは、とても重要です。

その時間の使い方によっては、あるプロジェクトが遅れるとか、

部下や周りの人に迷惑をかけることもありますよね。

 

だから、その場その場の思いつきでリストから順番に行動するというように、

単純に考えるわけにはいきません。

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1週間の時間をどうやって使うのかをデザインする

そこで、会議などで拘束される時間を除いて自分が自由に使える時間がどれくらいあり、

残った時間の中で何をどのように実行するのかを考えることをしなければなりません。

 

限られた時間をどのように使えば、すべてのやるべきことを滞りなく進められるかということを考えて

1週間を過ごす必要があるということです。

 

そこで、1週間の時間の使い方を予めデザインして、頭の中でシミュレーションをして

最適な時間の使い方を決めておくというのが、この記事の主題となる『週間計画』を立てる目的です。

 

具体的には、どのタスクをいつどれくらいの時間をかけて実行するかということを

設計してカレンダーに埋め込んでいきます。

 

週間計画のステップはこうなります。

1. GTDで整理した特定の日に実行するタスクをカレンダーに割り当てる

2. GTDで整理した次にやるタスクをカレンダーに割り当てる

3. カレンダーの予定に従って日々実行する

※  空き時間を利用するものや、特定の状況でのみ実行できるタスクはカレンダーには入れない

計画・実行について

週間計画を立てることの効果

計画を立てると、1日にどれくらいの時間が使えて、どこまで進められそうかという目標が出来上がります。

なので、1週間終わった時点で、ここまで進んでいるということが予想できるし、

逆にそれを達成するためには、割り込みタスクは入れられないという判断もつくようになります。

 

さらに、実践してみるとわかりますが、どんなにやることが多いなあと思っていても

このようにGTDで整理して、計画を立ててみると意外にも時間が余ってくることがわかります。

 

つまり、頭の中ではタスクの量に圧倒されるけれども、客観的に見えるようにすると

まったく忙しいわけでも時間がないわけでもなく、ただ思い込んでいただけだということに気付くわけです。

これが最も大きい効果かもしれません。

まとめ

これで、メモ術/GTD/スケジュール管理を組み合わせて実現するタスク管理術の一連の流れは完了です。

タスクのライフサイクルを意識して、初めから終わりまでどのように管理していけば

漏れなく確実に実行できるかということを考えてきました。

 

ベースになる手法であるGTDの基礎知識は、こちらのGTDの教科書に全て書かれています。

読んでいない方は、必ず読まれることをオススメします。

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また、週間計画のベースとなる考え方は、こちらの書籍からヒントを得ました。

週間計画だけでなく、メモ術、目標管理にも触れられ、それぞれに合うツールを提案してくれています。

よろしければ、参考になさってください。

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