頭で覚えていることを整理して、『頭は空っぽ』にするためのブログです

GTDの処理や整理はどれくらいの頻度でやるべきか?

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最近、というか1,2年ずっとですが、会社の業務量が増えております。

種類も数も量もとてもではないけど、GTDなしにはマネージメントできる多さではないのです。

 

そういうわけでGTDをフル活用(?)しているのですが、

inboxに溜まっているタスクをいつ処理してやるか?ということを少し考えてみました。

結論は毎日やる

僕のケースでは、毎日やるのがベストという結論になりました。

以前は、週に1回だけinboxを処理、整理するというルーチンにしていたのですが、問題が発生したのです。

 

それは、急ぎでやらないといけないタスクがinboxに残ったままになり、

着手が1週間後になってしまうという問題です。

優先度の高いタスクが後回しになってしまっていた

どのタスクを着手するかというのは、1週間のカレンダーで予定を立てているので、その通りに実施します。

また、新しく発生したタスクは、いったんinboxに入れることにしています。

※ 詳しい手法は、こちらの連載記事を参考にしてください。

【関連記事】 メモ術/GTD/スケジュール管理を組み合わせて実現するタスク管理術

 

inboxに入っているものには着手しないので、処理される1週間後までは実行されずに

ツールの中にタスクが残ったままになり着手できない状態になるというわけです。

 

ところが、翌週に締切という場合には、1週間後に着手していては遅いのです。

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処理と整理のサイクルを短くすることで問題を解決する

で、どうするかということになって考えた時に、出した結論が「毎日やる」です。

毎日、inboxの処理と整理をすることで少なくとも翌日には着手できます。

その日に必ずやらないといけないことが割り込んできたら、

inboxに入れる前に実行してしまえば問題ありません。

 

また、毎日やると、タスクとしてツールに入ってきた順番がわからなくなりますが、

これはToodledoの開始日を使うことで解決できます。

その方法は、こちらの記事に書いています。

【関連記事】 Toodledoで滞留タスクを一発で見分ける方法

 

開始日を設定しておけば、後で見ても古い日付が長く滞留しているのだとわかりますので

優先度が一緒なら古い順に片付けていくということもできます。

まとめ

毎日やるというのは、僕がうまくいっているパターンです。

どれくらい緊急度の高いタスクがあるかによりますので、仕事や生活のパターンに合わせて

頻度を決めるのがよいでしょう。

 

処理と整理も結構時間がかかりますからね。

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