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GTD(タスク管理)で2種類の期限のタスクを管理する方法

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GTDではカレンダーは、神聖な場所とされています。

絶対に決められた日に「やらなければいけない」タスクのみをカレンダーに入れることとされているからです。

また、その日になるまで実行できないというタスクでもあるのです。

タスクの期限には2種類ある

とはいえ、日々自分のタスク(ここでは主に会社業務の話になります)には、

ほとんどの場合、納期があり、これらもGTDツールの中で管理したいわけです。

つまり、この日までに終えなければならないという期限です。

これもカレンダーに入れておくことになるのですが、2種類の「期限」が存在することになります。

 

● 「その日でないと実行できない」という意味での期限

● 「その日までに終えなければならない」という意味での期限

 

これらを1つのカレンダーで管理しようとすると、その日に入っているタスクが

どちらなのかが見分けがつかなくなる恐れがあります。

カレンダーには「その日実行する」タスクのみ入れる

この問題の解決策は、やはりGTDの基本に立ち戻って考えるべきでしょう。

つまり、カレンダーには「その日実行する」タスクのみを日付を付けて入れておくのです。

 

そうして、カレンダーに入れるタスクの意味は1つにしておき、

その日に割り当てられているタスクは、粛々とその日に終えるように実行します。

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納期のあるタスクはどうする?

ある日までに終えなければいけない納期のあるタスクは、

その日がやってきて着手し始めていたのでは遅いわけですから、完了までにやるべきタスクに分けます。

例えば、1週間後が納期だとすると、明日は何をやる、明後日は何をやる、という具合です。

 

これは、GTDのプロジェクトの考え方にぴったり一致します。

最終的に完了するまでのステップを考えて、1つ1つ前に進めるために何をするべきかを組み立て

日付を割り当てるようにします。

 

こうすると、その日が来れば粛々と実行されるわけですから、

納期に向けて確実に前に進められることになります。

まとめ

GTDは理論なので、実態に合わないこともあるのかなあと思っていましたが、

まったくそんなことはなく、むしろGTDに従うことでうまく仕事が回せるなと実感できます。

あらためて、よくできている手法なんだと感心します。

 

GTDを中心としたタスク管理全般の連載記事も参考にしてください。

● メモ術/GTD/スケジュール管理を組み合わせて実現するタスク管理術

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